2. Tận dụng tốt hơn các nguồn lực hiện có

Tôi luôn cảm thấy ngạc nhiên về số lượng và khối lượng lãng phí mà tôi phát hiện trong bất cứ một văn phòng làm việc nào. Ánh sáng bật suốt đêm, mọi người in thư chỉ để đọ có một lần duy nhất – và sau đó vứt nó vào sọt rác. Ô tô của các công ty lớn di chuyển hàng ngày thực hiện chức năng có thể hoàn toàn đáp ứng bằng hệ thống giao thông công cộng (cho phép người lao động năng suất cao hơn) và có rất ít nỗ lực phân tách những điều ngớ ngẩn để phục vụ tái chế.

Hãy nhìn kỹ hơn và bạn sẽ thấy nhân viên được đưa vào danh sách gửi thư nhưng không bao giờ đọc chúng, nhưng lại chẳng được thông tin kịp thời về những vấn đề mấu chốt, nghiêm trọng. Hội họp gây lãng phí thời gian của những nguồn lực nhân viên tốn kém nhất của bạn, trong khi hầu hết các cuộc họp lại chẳng hề cần thiết chút nào.

Danh sách sẽ tiếp tục dài ra. Rất nhiều vấn đề rất dễ giải quyết và chẳng cần đến giải pháp sáng tạo. Những vấn đề khác rơi vào lĩnh vực chuyên ngành và cần tới giải pháp sáng tạo thực sự. Một trong những kết quả của những chương trình sáng tạo (hoặc sự kiện phát ý tưởng như não công) bạn có thể đi vào một cuộc thảo luận với chủ đề tiết kiệm lãng phí và tạo ra hàng loạt ý tưởng để giảm thiểu lãng phí trong tổ chức – hoặc cũng có thể tạo ra lợi nhuận từ việc khai thác các nguồn phế thải.

Nếu bạn làm như thế, điều quan trọng bạn cần nhớ là con người chính là tài sản có giá trị cao nhất trong tổ chức của bạn. Nếu bạn lãng phí thời gian, bạn sẽ mất tiền. Nhưng vấn đề hiệu quả sử dụng thời gian cần cân bằng với mức độ hài lòng của nhân viên. Nếu bạn trở nên quá chặt chẽ trong sử dụng thời gian của nhân viên, bạn sẽ kích hoạt nguy cơ bất mãn của nhân viên, điều này sẽ dẫn tới làm việc quá sức (quá nặng nề), kéo theo giảm năng suất lao động và tạo ra một lực lượng lao động không hanh phúc (thoả mãn). Và điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động sáng tạo của tổ chức.